Event Coordinator (m/w/d) gesucht — werde Teil des Future Health Lab Teams

Jobbeschreibung 

Als Event-Koordinator:in im Future Health Lab sorgst du für die reibungslose Koordination aller Event-Logistik. Dazu gehört die Begrüßung der Kund:innen, die Einrichtung der Veranstaltungsräume, das Management des Caterings vor Ort, die Koordination verschiedener Lieferanten und die Abstimmung mit verschiedenen Abteilungen. Du bist die Hauptansprechperson für Raumbuchungen und stellst sicher, dass sich die Kund/innen wohlfühlen und alle Aspekte ihrer Veranstaltung reibungslos umgesetzt werden. Du arbeitest eng mit unserer Hospitality-Leitung zusammen.

Die Stelle ist Teilzeit, und die Arbeitszeiten variieren je nach Veranstaltungsplan.

Verantwortung

• Vorbereitung der Logistik, einschließlich der Einrichtung von Räumen und Catering-Bereichen (Getränke, Snacks usw.) für Co-Working, Meetings und Veranstaltungen.
• Betreuung der Raumbucher/innen während ihrer Veranstaltungen (Begrüßung, Raum zeigen, technische Einrichtung mit ihnen durchführen (Laptops, Mikrofone, Bildschirme anschließen…), Hauptansprechperson während der Veranstaltungen).
• Empfang von Kund:innen und Weiterleitung an die entsprechenden Teammitglieder, Gastgeber/innen, Mitglieder oder Besprechungsräume.
• Überblick über alle Veranstaltungen und Meetings im Raum und was dafür benötigt wird.
• Pflege des Catering-Equipments und der Kaffeemaschinen.
• Koordination von Catering-Lieferungen, Bestellung von Speisen und Getränken für kleinere Catering-Dienste, Verwaltung des Catering vor Ort, Überwachung der Catering-Einrichtung und Sicherstellung einer qualitativ hochwertigen Servicebereitstellung.
• Gelegentliche Betreuung der Rezeption.

Eigenschaften

• Berufserfahrung im Gastgewerbe, Catering oder Eventmanagement, idealerweise in einem Unternehmensumfeld.
• Praktische Herangehensweise, ausgeprägte Flexibilität sowie eine hohe Aufmerksamkeit für Details.
• Bereitschaft, sich an flexible Arbeitszeiten anzupassen, je nach Veranstaltungsplan.
• Erfahrung im Umgang mit Unternehmensvertretern oder Geschäftskunden von Vorteil, um eine professionelle und serviceorientierte Betreuung zu gewährleisten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gültige Arbeitserlaubnis für Österreich.

Arbeitsumgebung

• Weitreichende Gestaltungs- und Lernmöglichkeiten in einem kreativen und unternehmerischen Team
• Community-Events wie internationale Dinner, Sommerfeste, Winterfeiern und weitere Veranstaltungen.
• Zugang zu allen Angeboten von Impact Hub, Climate Lab und Future Health Lab
• Freiwilligentage, Weiterbildungen, Teamaktivitäten, Partnerangebote, uvm.
• Hohe Autonomie und Eigenverantwortung durch Teamstruktur gemäß Holacracy

Angebot

• Arbeitszeit: 20 Stunden/Woche
• Startdatum: Januar 2025
• Vergütung: Das Jahresgehalt für Vollzeitkräfte beträgt zwischen 25.662 € und 36.218 € brutto, abhängig von Ausbildungsgrad, Qualifikationen und Berufserfahrung (unserem internen Gehaltsschema entsprechend). Es unterliegt einer jährlichen Inflationsanpassung (erste Anpassung im März 2025).
• Arbeitsort: Future Health Lab (1100)

Bewerbungsprozess

Bitte sende deinen Lebenslauf sowie eine Beschreibung deiner Motivation und warum du die richtige Person für die Stelle bist, in einer beliebigen Form (z. B. Video, Poster, Dokument usw.) über unser Bewerbungsportal.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung bis zum 15. November 2024.

Hinweis
Wir schätzen Vielfalt, Offenheit und gegenseitigen Respekt. Bewerbungen werden ausschließlich auf Grundlage der beruflichen Qualifikationen geprüft, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter oder anderen persönlichen Merkmalen. Wir ermutigen Menschen aus allen Hintergründen, sich zu bewerben, und setzen uns für ein Team ein, das vielfältige Fähigkeiten, Erfahrungen und Perspektiven vereint.